1. Objeto
Esta Política de Eliminación de Datos de Usuario (la "Política de Eliminación") describe el proceso, los plazos, el alcance y las excepciones aplicables a la eliminación de datos personales y de Contenido del Cliente en la plataforma Routask, operada por Felipe Gutiérrez Apráez, quien opera como persona natural ("Routask" o la "Compañía"). Se expide en desarrollo del derecho de supresión y de revocatoria de la autorización (artículo 15 de la Constitución Política; artículos 8 y 15 de la Ley 1581 de 2012; artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015) y de los requisitos de plataformas integradas, incluidos los aplicables a los datos obtenidos a través de las APIs de Google. Esta Política de Eliminación hace parte integral de la Política de Privacidad y de los Términos y Condiciones del Servicio.
2. Alcance y roles
2.1. Aplica a: (i) los Negocios/Clientes titulares de cuenta y sus usuarios autorizados; y (ii) los Usuarios Finales y terceros cuyos datos se traten a través de la plataforma.
2.2. Cuando Routask actúa como Encargado (datos de Usuarios Finales tratados por cuenta de un Negocio), la decisión sobre la supresión corresponde al Negocio como Responsable. Si un Usuario Final presenta la solicitud directamente a Routask, y Routask no es competente para resolverla, dará traslado al Negocio en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al solicitante (artículo 15, Ley 1581 de 2012), cooperando con el Negocio para su atención. Cuando Routask actúa como Responsable (por ejemplo, datos de cuenta y facturación del Negocio, o datos de prospectos), atenderá directamente la solicitud.
3. Cómo solicitar la eliminación
3.1. Negocios/Clientes: (i) desde la plataforma, en la sección de configuración de la cuenta; o (ii) escribiendo a soporte@routask.com desde el correo registrado en la cuenta.
3.2. Usuarios Finales y terceros: (i) ante el Negocio con el que interactúan, como Responsable de sus datos; o (ii) ante Routask, en soporte@routask.com, caso en el cual se aplicará la sección 2.2.
3.3. Contenido mínimo de la solicitud: identificación del titular (y de su representante, con la acreditación correspondiente, si aplica), descripción clara de los datos cuya supresión se solicita y un medio para recibir respuesta. Routask podrá verificar la identidad del solicitante por medios razonables (por ejemplo, confirmación desde el correo o el número de teléfono asociado a la cuenta o a la conversación) antes de ejecutar la eliminación, para proteger los datos frente a solicitudes fraudulentas.
3.4. Revocatoria de Integraciones de Google: el Negocio puede revocar el acceso de Routask a Google Calendar y Google Contacts en cualquier momento, desde la plataforma o en https://myaccount.google.com/permissions. Producida la revocatoria, Routask elimina o invalida los tokens de acceso, deja de acceder a la cuenta de Google y elimina los datos previamente sincronizados conforme a las secciones 4 y 5.
4. Alcance de la eliminación
4.1. Datos que se eliminan. Salvo las excepciones de la sección 4.2, la eliminación comprende: datos de perfil y de la cuenta; historiales de conversación (mensajes de texto); notas de voz y sus transcripciones; imágenes y demás archivos adjuntos en cualquier formato; información de citas y agendas; contactos y eventos sincronizados desde Integraciones; tokens y credenciales de Integraciones; y configuraciones asociadas.
4.2. Datos que se conservan por excepción, de forma bloqueada, con acceso restringido y solo por el término necesario: (i) información de facturación y soportes contables y tributarios, por los términos legales aplicables (hasta diez (10) años conforme a las normas comerciales y tributarias); (ii) registros mínimos de seguridad, auditoría y de la propia solicitud de supresión, como prueba de cumplimiento, por un término de un (1) mes, salvo que un término mayor sea necesario para atender un incidente o requerimiento de autoridad; (iii) información necesaria para la atención o defensa de reclamaciones en curso o para cumplir requerimientos de autoridad competente; y (iv) datos agregados o anonimizados que no permiten identificar a ninguna persona, los cuales dejan de ser datos personales.
4.3. Copias de seguridad (backups). Los datos eliminados de los sistemas de producción pueden permanecer temporalmente en copias de seguridad cifradas hasta su rotación natural, por un máximo de treinta (30) días calendario. Durante ese lapso, los backups no se usan para tratamiento activo y solo se restauran ante desastres; en caso de restauración, la eliminación se vuelve a aplicar.
5. Plazos
5.1. Confirmación de recibo: dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.
5.2. Resolución de la solicitud. Las solicitudes de supresión o revocatoria se tramitan como reclamo, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012: si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que la subsane (transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistida); la respuesta se emitirá en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, informando los motivos de la demora.
5.3. Ejecución técnica. Declarada procedente la supresión, la eliminación en los sistemas de producción se ejecuta dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, y en copias de seguridad conforme a la sección 4.3.
6. Eliminación por terminación o inactividad de la cuenta
6.1. Terminación del plan o cierre de cuenta. Al terminar el contrato por cualquier causa, el Cliente dispone de una ventana de exportación de quince (15) días calendario (según los Términos y Condiciones del Servicio). Vencida la ventana, Routask elimina el Contenido del Cliente y los datos personales asociados conforme a las secciones 4 y 5, sin necesidad de solicitud adicional.
6.2. Falta de pago. Las cuentas cuyo pago se encuentre en mora por más de sesenta (60) días calendario podrán ser suspendidas y posteriormente suprimidas o anonimizadas, previa notificación al correo registrado con una antelación razonable que permita al Cliente regularizar el pago o exportar su información.
7. Datos en poder de terceros (Encargados y subencargados)
7.1. Routask instruirá la supresión correspondiente a sus Encargados y subencargados (infraestructura de nube, Proveedores de IA y demás listados en la Política de Privacidad), conforme a los contratos de transmisión suscritos con ellos.
7.2. Los Proveedores de IA (Anthropic y Mistral AI, incluida la transcripción con Voxtral) reciben, a través de sus APIs, únicamente datos transaccionales mínimos (principalmente el nombre del Titular y el nombre del Negocio). Dichos proveedores tratan y conservan esa información conforme a sus propios términos y políticas, que pueden contemplar el entrenamiento de sus modelos; por ello, respecto de esos datos, la supresión se rige por las políticas de cada proveedor y Routask no puede garantizar su eliminación en los sistemas de terceros. Routask mitiga este riesgo minimizando los datos que les transmite.
7.3. Google: producida la revocatoria o la eliminación, Routask invalida los tokens y suprime los datos sincronizados; los datos que permanezcan en la cuenta de Google del propio usuario se rigen por las políticas de Google.
7.4. Canales de mensajería (por ejemplo, WhatsApp/Meta): las copias de los mensajes que reposen en los dispositivos de los interlocutores o en los sistemas del canal se rigen por las políticas del respectivo tercero y están fuera del control de Routask.
8. Límites del derecho de supresión
La supresión o la revocatoria no procederán cuando: (i) el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; (ii) la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación de delitos o la actualización de sanciones administrativas; o (iii) los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 y normas concordantes). En estos casos, Routask informará al solicitante el fundamento de la negativa y conservará los datos bloqueados en la medida de lo posible.
9. Efectos de la eliminación
La eliminación es definitiva e irreversible. Ejecutada la supresión (y agotada la rotación de backups), Routask no podrá recuperar la información. Es responsabilidad del Cliente exportar previamente la información que requiera conservar, dentro de las ventanas indicadas.
10. Constancias
Routask dejará constancia de la solicitud, del trámite surtido y de la ejecución de la eliminación, conservando únicamente los datos mínimos necesarios para acreditar el cumplimiento de esta Política de Eliminación y de la ley.
11. Contacto y autoridad de control
Canal de protección de datos: soporte@routask.com · Bogotá D.C., Colombia. Agotado el trámite ante Routask, el titular podrá presentar queja ante la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).
12. Modificaciones y vigencia
Esta Política de Eliminación rige desde su publicación. Routask podrá modificarla, informando los cambios a través del sitio web o de la plataforma, con indicación de la fecha de última actualización.